Статут на  звеното за  вътрешен  одит 

гр. САМОКОВ
АВГУСТ 2007

СТАТУТ НА ЗВЕНОТО ЗА ВЪТРЕШЕН ОДИТ В

ОБЩИНА САМОКОВ – СОФИЙСКА ОБЛАСТ

Настоящият статут описва същността и ролята на вътрешния одит, правомощията и отговорностите на вътрешните одитори и ръководството на Община Самоков по отношение на дейността по вътрешния одит, както и взаимоотношенията между тях.

І. СЪЩНОСТ И РОЛЯ НА ВЪТРЕШНИЯ ОДИТ

            Вътрешният одит е независима и обективна дейност за даване на увереност или консултиране, предназначена да носи полза и да подобрява дейността на организацията.

           Вътрешният одит се осъществява чрез два вида одитни ангажименти:
• одитен ангажимент за даване на увереност – предоставяне на обективна оценка на доказателствата от страна на вътрешния одитор с цел да се предостави независимо мнение или извод относно процес, система или друг обект на одит.
Одитният ангажимент за даване на увереност се осъществява основно чрез:
- одит на системите, одит за съответствие, одит на изпълнението, финансов одит,
- одит на информационните системи и технологии и преглед на състоянието.

• одитен ангажимент за консултиране – изразява се в даване на съвет, мнение, обучение и други, предназначени да подобряват процесите на управление на риска и контрола, без вътрешният одитор да поема управленска отговорност за това.

            Вътрешният одит играе съществена роля за постигане целите на организацията, като подпомага ръководството чрез:

1. Идентифициране и оценяване на рисковете в организацията;
2. Оценяване на адекватността и ефективността на системите за финансово управление и контрол по отношение на:

3. Даване на препоръки за подобряването на дейностите в организацията.

            II. ОБХВАТ

            Звеното за вътрешен одитосъществява вътрешния одит на всички структури, програми, дейности и процеси в  Община Самоков,  включително на разпоредителите със средства от Европейския съюз и на разпоредителите с бюджетни кредити от по-ниска степен в организацията.

В обхвата на звеното за вътрешен одит попадат следните второстепенни разпоредители с бюджетни кредити,:

1. Дома за стари хора гр. Самоков
2. Дома за стари хора с. Ковачевци
3. Обединено счетоводство „Детски градини и детски заведения“ гр. Самоков
4. Обединено счетоводство „Общообразователни училища“ гр. Самоков
5. Кметство с. Говедарци
6. Кметство с. Радуил

Общински фирми и фирми с общинско участие

1. МБАЛ – гр. Самоков
2. Общинско лесничейство гр. Самоков
3. Обреден дом – Самоков 2000 ЕООД гр. Самоков
4. Общинско В и К к.к. Боровец
5. Легеартис ЕООД с. Радуил
6. Мальовица ЕООД гр. Самоков

            III. НЕЗАВИСИМОСТ

            Звеното за вътрешен одит изпълнява задачите си ефективно и обективно без натиск или упражняване на влияние, само когато осъществява дейността си независимо.
Кметът на Община Самоков осигурява независимост на звеното за вътрешен одит, чрез гарантиране на:
1. Пряко подчинение на вътрешния одит на Кмета на Община Самоков.
2. Докладване резултатите от одитните ангажименти и за дейността по вътрешен одит като цяло директно на Кмета на Община Самоков.
3. Назначаване и освобождаване на ръководителя на вътрешния одит след писмено съгласие на министъра на финансите и в съответствие с чл. 21 от ЗВОПС.
4. Осъществяване на функции и дейности в организацията, свързани само с дейността по вътрешен одит, без да се допуска намеса при планиране, извършване и докладване на резултатите от одитните ангажименти.
5. Свободен достъп до ръководството и всички служители в организацията, всички активи и цялата документация и информация на Община Самоков.

            IV. ОТГОВОРНОСТИ НА РЪКОВОДИТЕЛЯ НА ВЪТРЕШНИЯ ОДИТ И ВЪТРЕШНИТЕ ОДИТОРИ

            А. ОТГОВОРНОСТИ

            Ръководителят на вътрешния одити вътрешните одитори осъществяват дейността по вътрешен одит, като отговарят за:
1. Спазване на ЗВОПС, Стандартите за вътрешен одит в публичния сектор, Етичния кодекс на вътрешните одитори, Статута на звеното за вътрешен одит и утвърдената от Министъра на финансите методология за вътрешен одит в публичния сектор.
2. Спазването на Устройствения правилник на общинската администрация на Община Самоков и Вътрешните правила за работа на общинската администрация.
3. Неразкриване на информация, станала им известна във връзка с осъществяване на дейността, освен в предвидените в закона случаи.

 

            Ръководителят на вътрешния одит е длъжен да:

1. Осъществява цялостно ръководство и контрол на вътрешния одит в организацията.
2. Разработва тригодишен стратегически план за дейността на звеното за вътрешен одит, базиран на оценка на риска и в съответствие със стратегическите цели на общината, стратегическите цели и обхвата на вътрешния одит. Стратегическият план се утвърждава от Кмета на Община Самоков след предварително обсъждане.
3. Изготвя годишен план за дейността на звеното за вътрешен одит, базиран на стратегическия план и на оценката на риска. Годишният план се утвърждава от Кмета на Община Самоков след предварително обсъждане.
4. Обсъжда с Кмета на Община Самоков предложените одитни ангажименти за консултиране.
5. Включва в годишния план за дейността на звеното за вътрешен одит предложените от Кмета на Община Самоков одитни ангажименти за консултиране.
6. Организира извършването на одитни ангажименти за консултиране по инициатива на Кмета на Община Самоков. Преди поемането на одитни ангажименти за консултиране ръководителят на вътрешния одит следва да оцени дали вътрешните одитори притежават необходимите знания и умения за изпълнение на одитния ангажимент.
7. Следи за изпълнението на годишния план за дейността по вътрешен одит и за прилагането на методологията за вътрешен одит в публичния сектор.
8. Организира, координира и разпределя задачите за изпълнение между вътрешните одитори съобразно техните знания и  умения.
9. Уведомява ръководителя на съответната структура писмено за началото на всеки одитен ангажимент в тридневен срок преди започването му.
10. Организира встъпителна среща с ръководството на одитираната организация.
11. Ръководи предварителното проучване, дефинира първоначалните цели и обхват на одита, както и предварителния времеви график.
12. Организира и извършва интервюта с лица от одитирания обект, при необходимост.
13. Извършва съвместно с одитния екип оценка и класификация на рисковете, след което запознава ръководството с резултатите.
14. Проверява, съгласува и одобрява планове за конкретните одитни ангажименти.
15. По време на одита извършва преглед на обхвата, целите и необходимото време за извършване на одитната дейност. В случай, че са направени значителни промени запознава ръководството на одитираната организация с тях.
16. Проверява изготвените от вътрешните одитори работни документи за пълнота, достоверност и относимост, след което ги одобрява.
17. Одобрява рекапитулацията на резултатите и обобщава същите в таблица за констатации, изводи и препоръки.
18. Изготвя документ за анализиране на проблема, в случай на необходимост и организира междинна среща за представянето му на ръководството.
19. Съгласува и одобрява изготвените от вътрешните одитори констатации, като проверява подкрепени ли са с достатъчни, относими и разумни доказателства, както и  направените изводи и препоръки.
20. Проверява предварителния и окончателния одитни доклади за пълнота, обоснованост и точност, след което ги одобрява.
21. Организира попълването и комплектоването на одиторските досиета.
22. Оказва съдействие при необходимост на ръководството на одитираната структура за изготвяне на план за действие за изпълнението на дадените от одита препоръки.
23. Планира и осигурява проследяване изпълнението на дадените препоръки.
24. Докладва на кмета на общината за резултатите от одитните ангажименти, дадените препоръки и предприетите действия за подобряване дейността на общината.
25. Разработва и представя за утвърждаване от кмета на общината вътрешни правила за документиране и архивиране и за достъп и ползване на документацията по одитните ангажименти от вътрешните одитори и трети лица, които са в съответствие с нормативните актове  и вътрешните правила  на Община Самоков, като упражнява и контрол върху тяхното приложение.
26. Изготвя и представя за утвърждаване от кмета на общината план за професионално обучение и развитие на вътрешните одитори.
27. Разработва и прилага програма за осигуряване качеството на одитната дейност, включваща вътрешни и външни оценки.
28. Отговаря за въвеждане на процедури за гарантиране на прилагането на наръчниците, указанията и методологията, изпращани от Централното хармонизиращо звено за вътрешен одит.
29. Организира оценяването на всяка нова система за финансово управление и контрол, както и на всяка промяна в структурите и функциите на организацията.
30. Докладва за всички случаи, в които е била ограничена дейността на ръководителя на вътрешния одит и вътрешните одитори.
31. Докладва за адекватността на ресурсите за вътрешен одит.
32. Изготвя становище по чл. 11 НФСРСПИ относно подадената в доклада по чл. 5 от НФСРСПИ, във връзка с чл.8, ал.1 от ЗФУКПС, информация и съответствието на същата в него и въпросника с констатациите от извършените вътрешни одити.

            Вътрешните одитори са длъжни да:

1. Познават действащото законодателство на Република България, свързано с одитната дейност.
2. Отговарят и пряко участват в одитната дейност на звеното чрез изпълнение на конкретни одитни ангажименти за даване на увереност и  консултиране.
3. Ръководят екип от вътрешни одитори и разпределят въпросите от одитния план между членовете на екипа, когато им е възложено от ръководителя на звеното.
4. Осъществяват вътрешни и външни комуникации, във връзка с изпълнението на конкретните одитни ангажименти.
5. Присъстват на встъпителната среща с ръководството на одитираната дейност.
6. Извършват или участват в предварителното проучване за разбиране на дейността, както и в дефинирането на специфичните цели и обхват на одита, оценка и класификация на рисковете.
7. Изготвят работни програми за изпълнение на поставените им одитни ангажименти.
8. Изготвят или участват в изготвяне на одитен план за извършване на конкретен одитен ангажимент.
9. Извършват конкретни тествания на контроли, документални и материални проверки.
10. Изразяват независимо и обективно мнение за ефективността на контролните механизми на одитираната дейност/процес, въз основа на проверените лично от тях факти и обстоятелства, попълват работни документи, написват констатациите, изводите и препоръките, след което ги комплектоват с доказателства и ги представят на ръководителя на вътрешния одит за проверка и одобрение.
11. Коригират и допълват констатациите при бележки от ръководителя на звеното за вътрешен одит.
12. Изготвят проекти на предварителен и окончателен одитен доклад и ги предоставят на ръководителя на вътрешния одит за съгласуване.
13. Предоставят предварителния одитен доклад за становище  на ръководителя на одитираната дейност/процес с протокол в два екземпляра.
14. Изготвят окончателен одитен доклад за конкретния одитен ангажимент, след запознаване и анализиране на всички постъпили бележки по доклада.
15. Оказват съдействие при необходимост на ръководството на одитираната структура за изготвяне на план за действие за изпълнението на дадените от одита препоръки.
16. Проследяват и докладват изпълнението на дадените от предходни одити препоръки при възлагане от ръководителя на звеното.
17. Незабавно докладват на ръководителя на вътрешния одит, при идентифициране на индикатори за измама.
18. Писмено уведомяват ръководителя на вътрешния одит за необходимостта от извършване на проверки в структури и лица извън организацията, в която осъществяват дейността си.
19 Изготвят, попълват и комплектоват досиетата на съответните одитни ангажименти.
20. Отчитат текущото досие с докладна записка до ръководителя на вътрешния одит, в тридневен срок от входирането на окончателния доклад в одитираната структура, след което същият се завежда в регистъра на одитните ангажименти на звено “Вътрешен одит”.
21. Изпълняват други допълнително възложени задачи от ръководителя на вътрешния одит.

            Б.  ПРАВОМОЩИЯ

1. На свободен достъп до ръководството, целия персонал и всички активи на Община Самоков във връзка с осъществяваната от тях одитна дейност.
2. На достъп до цялата информация, както и до всички документи, включително и електронни, които се съхраняват в Община Самоков и са необходими за осъществяване на одитната дейност.
3. Да изискват от отговорните длъжностни лица, сведения, справки, становища, документи и друга информация, необходима във връзка с одитната дейност.
4. Да получават необходимото съдействие от ръководството и персонала на общината при извършването на вътрешния одит.
5. Вътрешните одитори, след съгласуване с ръководителя на вътрешния одит и кмета на Община Самоков имат право да извършват проверки в структури и лица извън общината, когато са свързани с дейността на общината и/или са получатели на бюджетни средства или средства по програми и фондове на Европейския съюз, при необходимост от извършване на одитен ангажимент.

            Ръководителят на вътрешния одит освен правата описани по-горе има и следните права:

1. Да докладва на кмета на общината всички въпроси, свързани с осъществяването на одитната дейност.
2. Да предлага на кмета на общината да назначи експерт, когато са необходими специални знания и умения, свързани с изпълнението на дейността по вътрешен одит.
3. Да определя целите, обхвата, честотата, одитните техники и ресурсите за изпълнението на всеки одитен ангажимент. и представя на Кмета на община Самоков резултатите от извършения одит.

            V. ДОКЛАДВАНЕ

1. Изготвя шестмесечни доклади за дейността по вътрешен одит, които представя и обсъжда с Кмета на Община Самоков.
2. Изготвя и представя на Кмета на Община Самоков годишен доклад за дейността по вътрешен одит и оценка на адекватността и ефективността на системите за финансово управление и контрол, както и доклад за изпълнението на годишния план за дейността по вътрешен одит.
3.Уведомява незабавно Кмета на Община Самоков за идентифицирани от вътрешните одитори индикатори за измама и дава предложения за предприемане на мерки и уведомяване на компетентните органи.
4. Присъства на срещите с ръководството на Община Самокови обсъжда и докладва въпроси, свързани с одитната дейност и дейността на общината.
5. Провежда ежеседмични срещи с Кмета на Община Самоков по въпроси, свързани с дейността по вътрешен одит.
6. Предоставя документация, съхранявана в звеното за вътрешен одит на Кмета на Община Самоков, а на упълномощени от него длъжностни лица (за всеки конкретен случай) след официално писмено искане.

            VI. ОТГОВОРНОСТИ НА КМЕТА НА ОБЩИНА САМОКОВ ПО ОТНОШЕНИЕ  НА ДЕЙНОСТТА ПО ВЪТРЕШЕН ОДИТ

            Кметът на Община Самоков:

1. Изгражда звено за вътрешен одит и му предоставя необходимите за ефективното функциониране на звеното ресурси (персонал, оборудване, материална база/помещения за работа и др.).
2. Не възлага на ръководителя на вътрешния одит и на вътрешните одитори изпълнение на други функции и дейности, различни от дейността  по вътрешен одит, съгласно чл.16, ал.1 от ЗВОПС.
3. Осигурява експерти, когато са необходими специални знания и умения, свързани с изпълнението на конкретен одитен ангажимент, след предложение от ръководителя на вътрешния одит.
4. При наличие на данни за престъпления, констатирани от вътрешните одитори и докладвани от ръководителя на вътрешния одит,  уведомява компетентните органи.
5. Изпраща копие от годишния доклад за дейността на звеното за вътрешен одит в Министерството на финансите до 28 февруари на следващата година.
6. Включва в доклада по чл.5 от НФСРСПИ, във връзка с чл.8, ал.1 от ЗФУКПС, и становище от ръководителя на вътрешния одит относно съответствието на подадената в него и въпросника информация с констатациите от извършените вътрешни одити.

7. Подпомага дейността на звено “Вътрешен одит”, като при необходимост съдейства за:

            VII. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ДРУГИ ОРГАНИЗАЦИИ

1. Ръководителят на вътрешния одит координира взаимодействието между вътрешните одитори от звеното с външните одитори от Сметната палата, финансовите инспектори от Агенцията за държавна финансова инспекция и вътрешните одитори от дирекция “ОСЕС” в Министерство на финансите.
2. При планиране на одитни ангажименти, свързани с междуведомствени програми/проекти, ръководителят на вътрешния одит координира годишния план със звената за вътрешен одит на организациите, участващи в тях.
3. Ръководителят на вътрешния одит подготвя за изпращане от Кмета на Община Пловдив всички необходими документи и материали, изисквани от Централното хармонизиращо звено за вътрешен одит във връзка с осъществяване на функциите му.

            VIIІ. МОНИТОРИНГ

            Статутът на звеното за вътрешен одит е предмет на мониторинг и периодично  актуализиране. С цел повишаване ефективността на одитната дейност всяка от страните може да предлага изменения и/или допълнения на Статута.

Настоящият документ влиза в сила от 01.09.2007 година.

  Ангел Симеонов Николов-                                                Димитър Кирилов Пенев
Кмет    На Община Самоков:                                        Ръководител на вътрешния одит:  .............................................                                         ........................................................                          
                 /подпис/                                                                      /подпис/

Дата  01.09.2007 година.                                          Дата01.09.2007 година

   Изготвил:                                                                    
Димитър Кирилов Пенев
Ръководител на звено “Вътрешен одит”
.........................................                                                                                       
                    /подпис/                                                                             
Дата   01.09.2007г.