Секретар - Община Самоков

Венера Милова
секретар на Община Самоков и ръководител на Направление "Общинска Администрация"

Венера Милова има дългогодишен опит в сферата на администрацията и управлението. Стартира професионалния си път през 2009-та година в администрацията на Областния управител на област София, като поетапно заема позиции „технически сътрудник“, „специалист“ и „експерт“ в дирекция „Административен контрол, регионално развитие и държавна собственост“. В края на 2013-та преминава на държавна служба в Столичната община. През годините заема позиции „главен експерт“, началник на отдел „Управление на информационни проекти и ИТ одит“, директор на дирекция „Административно обслужване“, а през 2020 година е назначена за Секретар на Столичната община. Активен член на Асоциацията на секретарите на общини в РБ и член на Постоянната комисия по „Административно обслужване и общинска администрация“ на Националното сдружение на общините в РБ.

Била е член на Консултативния съвет и водеща страна по въвеждането на административното обслужване на глухи и сляпо глухи лица в Столична община, в изпълнение на Закона за българския жестов език, и инициатор за сключването на споразумения за сътрудничество с над 80 общини за осигуряване на видео-жестов превод на БЖЕ от жестовите преводачи на Столична община.

Фокус на работата й през годините е въвеждането на електронното управление чрез дигитализиране на административните процеси, процедури и услуги, въвеждането на различни канали за комуникация на администрацията с гражданите и бизнеса. От лятото на 2016-та година ръководи първият в България на местно ниво Денонощен Контактен център на Столична община – информационна система за подаване на неспешни сигнали за отклонения в нормалните условия на градската среда, писма, жалби, предложения, заявления за достъп до информация и др. по телефон, чрез Десктоп платформа и чрез мобилно приложение.

Милова притежава дългогодишен опит в управлението на проекти за дигитализация на администрацията, създаване на публични регистри, оптимизиране на административни процеси и процедури, управление на човешките ресурси и организационно-техническа подготовка на всички видове избори.

Притежава магистратури по „Управление на проекти“, „Публична администрация“ и „Бизнес финанси“, и е бакалавър по „Икономика и управление“ от Международното висше бизнес училище. Завършва „Право“ в Югозападен университет „Неофит Рилски“.

ФУНКЦИИ

Секретарят на Община Самоков подпомага дейността на кмета съобразно действащите нормативни актове и изпълнява функции, възложени му от кмета, като:

1. Регламентира, координира и контролира дейността на общинска администрация Самоков по повод условията на работа на служителите.

2. Регламентира, координира и контролира деловодното обслужване на администрация на Община Самоков, документооборота, в т. ч. и на електронните документи и Учрежденския архив на общината в т. ч. и архива на електронния документооборот.

3. Ръководи дейностите по гражданска регистрация и административно обслужване на Община Самоков.

4. Отговаря за организационно-техническата подготовка и провеждането на видовете избори и референдуми.

5. Процедира обнародването на актове на Община Самоков, когато това е предвидено в нормативен акт.

6. Поддържа и усъвършенства Системата за управление на качеството в Община Самоков.

7. Организира и контролира управлението на човешките ресурси.

8. Осъществява надзор, актуване, управление, разпореждане и отписване на имоти - общинска собственост на Община Самоков.

9. Организира и провежда процедури за обществени поръчки и сключва договори при условие на оправомощаване от кмета на общината.

10. Произнася се с актове по смисъла на Закона за достъп до обществена информация (ЗДОИ), относими към дейността на направлението съгласно конкретно оправомощаване от кмета на Община Самоков.

11. Съгласува всички писма и проекти на решения по реда на ЗДОИ, издавни от кмета на общината и ръководителите на направления.

12. Организира, координира и контролира изпълнението на договорите от компетентността на поверената му структура, както и осъществява постоянен контрол, с оглед своевременното попълване на данни в Система за управление на договорите на Община Самоков (СУДОС), спрямо същите.

13. Дава указания на структурите по Дейност 122 „Общинска администрация“, задължителни за изпълнение от ресорните ръководители и служителите по отношение спазване на Вътрешните правила за работа с електронни документи и документи на хартиен носител.

14. Осъществява контрол по администриране на преписки от всички служители на администрацията и дава указания, задължителни за изпълнение от тях.

15. Организира и отговаря за работата с молбите, жалбите, сигналите и предложенията на гражданите и юридическите лица;

16. Реализира периодични проверки на изпълнение на посочените в т. 5 вътрешни правила и отчита резултатите пред кмета на общината и съответния ресорен ръководител за предприемане на последващи действия при необходимост.

17. Одобрява искания за издаване, подновяване или прекратяване на УКЕП.

18. Организира състава на Комисия по печатите в Община Самоков, формата и графичното оформление на печатите и щемпелите на общината и тяхното предназначение.

19. Контролира работата на домакина на Община Самоков по отношение прогнозиране, заявяване и осигуряване комплексното снабдяване на общинската администрация с технически съоръжения, системи, механизми, материални средства и услуги. Управлява и контролира жизнения цикъл на материалните средства от придобиването им до тяхната утилизация, включително.

20. Дава предложения при изготвяне на проектопрограмата за капитално строителство по бюджета на Община Самоков, в частта за административния сграден фонд на общината.

21. Участва в изпълнението на инвестиционната програма за административния сграден фонд на Община Самоков.

22. Контролира дейността на почивните бази на община Самоков.

23. Контролираосигуряването и организирането на хигиенизирането на административните сгради.

24. Контролира организирането и контролирането на поддръжката на ОВ, ВиК, ел. инсталации, асансьори, платформи за инвалиди, климатици и климатични системи в административните сгради

25. Координира използването на общите пространства в административния сграден фонд.

26. Контролира работата на домакина на Община Самоков за осигуряване на канцеларски материали, консумативи, офис обзавеждане на общинската администрация.

Секретарят на Община Самоков, ръководител на направление „Общинска администрация“, при осъществяване на проекти:

1. Участва при реализацията на проекти, финансирани по оперативни, общностни и други международни и национални програми.

2. Съдейства на директора на дирекция „Обществени поръчки, концесии, европейски политики и програми“ при подготовката на проектни предложения, финансирани от оперативните програми, програмите за териториално сътрудничество на ЕС и от другите европейски, национални и международни програми и проекти. Организира и координира изпълнението на тези проекти.

3. Ежемесечно предоставя на дирекция „Обществени поръчки, концесии, европейски политики и програми“ информация за проекти в процес на изпълнение и приключили проекти, финансирани по оперативни, общностни и други международни и национални програми по правила и ред, регламентирани в заповед на кмета на Община Самоков.

4. Поддържа адекватна одитна следа, като съхранява цялата документация по проекта, всички разходооправдателни документи и други документи с доказателствена стойност, удостоверяващи реализацията на проекта. Документите се съхраняват в досие на проекта под формата на оригинали или на заверени копия на оригиналите, или на общоприети носители на информация, включително електронни версии на оригинални документи или документи, съществуващи единствено в електронна форма. За всеки архив на проект се определя отговорен служител, който организира съхранението на документите и предоставя документи при поискване на оторизирани лица, извършващи проверки. Срокът за съхранение на архива е съгласно нормативно установените изисквания или съгласно изискванията на съответната финансираща програма, който от двата е по-дълъг.

5. Осигурява устойчивост на постигнатите резултати по проекти с национално и европейско финансиране, след приключване на финансовата помощ, съгласно изискванията на финансиращата програма.